Aufzeichnung aufnehmen – Spaß, oder? Aber: Es kann Ihnen wirklich helfen, Ihren Hintern bei der Arbeit abzudecken, wenn Sie es brauchen. Wie können Sie also Ihre Besprechungsnotizen, E -Mails und Telefonanrufe organisieren, leichten und ansonsten verfolgen? Der heutige Gastbeitrag bringt Ihnen einige außergewöhnliche Empfehlungen von Belle of Capitol Hill Style – CHS on Cya, sozusagen. Vielen Dank an Belle für die Weitergabe dieser Ideen (und willkommen im Blog)!
Die Arbeit in der Politik lehrte mir eine Reihe nützlicher Lektionen, von denen die wichtigste, wie man außergewöhnliche Aufzeichnungen aufbewahrt. Ich speichere E -Mails, Briefe, Memos und Treffen, weil Sie nie wissen, wann Sie eine Papierspur benötigen. Als Kat mich bat, einen Beitrag zu schreiben, in dem Sie angeben, wie Sie Ihren Arsch bei der Arbeit abdecken, freute ich mich, mich zu verpflichten.
Beginnen wir mit dem Fundament der CYA und führen Sie gute Aufzeichnungen:
Treffen mit Notizen Ich habe über 30 kleine, spiralgebundene Notizbücher, die meine gesamte Karriere erstrecken. Außen sind sie für Job und Datum gekennzeichnet, z. “Kongress. Mai ’07- Okt. ’07. “ Im Inneren finden Sie meine Besprechungsnotizen für jeden Termin mit den Namen aller Teilnehmer, ihrer Zugehörigkeit und den Details unseres Gesprächs.
Diese Notizen sind eine Aufzeichnung darüber, was gesagt wurde, was versprochen wurde und was das Ergebnis des Treffens war. Wenn Sie genaue Notizen aufbewahren, können Sie die Missverständnisse aufklären und Ihnen helfen, Ihr Gedächtnis vor Ihrem nächsten Treffen mit denselben Personen aufzufrischen, unabhängig davon, wie viel Zeit in der Zwischenzeit vergangen ist.
E -Mails in unserem digitalen Zeitalter sind entscheidend für Ihren Erfolg als Profi. Zunächst einmal möchten Sie nichts verlieren, was Sie später benötigen, oder eine entscheidende Korrespondenz falsch platzieren. Zweitens wissen Sie nie, wann Ihre Verpflichtung, gute Aufzeichnungen beizubehalten, Ihre Versteck retten wird.
Während einer Wiederwahlkampagne trat der Gouverneur meines Staates in starkem Widerstand gegen eine Gesetzesvorlage heraus, die mein Chef unterstützte. Stellen Sie sich die Überraschung des Gouverneurs vor, als einer meiner Mitarbeiter in ihren Posteingang griff und einen von ihm unterzeichneten vierjährigen Brief herausholte, der seine unfehlbare Unterstützung für eine frühere Version des Gesetzes zum Ausdruck brachte, gegen die er sich jetzt widersetzte. Die E -Mail nahm uns von der Defensive ab und stellte ihn darauf ein.
Wie müssen Sie Ihre E -Mails organisieren? Es gibt keine Möglichkeit, Ihren Posteingang zusammenzustellen, aber ich organisiere meine nach Jahr (2014), dann nach Ausgabe (Veteranenangelegenheiten), dann nach Gruppe (Nationalgarde). Wenn ich eine entscheidende Arbeit an einer Rechnung oder einem Problem erledige, bekommt es einen eigenen Ordner. Ich mag es auch, wichtige E-Mails in Blau zu färben, E-Mails mit entscheidenden Anhängen in Grün und E-Mails, die umstritten sind, oder von jemandem, der sich unserer Position in Rot widersetzt.
Telefonanrufe
Im Gegensatz zu E -Mails haben Telefonanrufe einen trüben Papierweg. Das kann eine gute oder eine schlechte Sache sein. Also halte ich ein offenes Wort dokument auf meinem Computer mit dem Titel “Wichtige Anrufe”. Wie bei meinen Besprechungsnotizen beschreibt es, mit wem ich gesprochen habe, als wir sprachen, was wir besprochen haben und was wir gelöst haben. Es ist hilfreich zu haben, wenn Ihr Chef nach einem genauen Überblick über Ihr Gespräch fragt.
Vermeiden Sie eine Papierspur
Gute Aufzeichnungen zu behalten ist kritisch. Es kann Ihnen helfen, Streitigkeiten zu lösen, Ihr Gedächtnis über vergangene Diskussionen aufzufrischen und Ihre To-Do-Liste auf dem Laufenden zu halten. Aber was ist mit diesen Zeiten, in denen Sie keine Papierspur wünschen?
Ein Gespräch aus dem digitalen Bereich zu nehmen, ist erforderlich, wenn Informationen aus dem Protokoll weitergegeben werden müssen, entschuldigt vorgenommen werden müssen oder wenn Sie sicherstellen müssen Klicken Sie auf die Taste vorwärts.
Wenn Sie besorgt sind, dass das, was Sie schreiben, gegen Sie verwendet werden könnte, landen Sie in den falschen Händen oder schaden dem Projekt, an dem Sie arbeiten. nicht. stellen. es. schriftlich. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen und wählen Sie zweifelsohne zum Wählen anstelle von Typ.
Telefonanrufe gegen E -Mails
Aber was ist, wenn Sie ein Gespräch in der Akte und die Person, mit der Sie sprechen, telefonieren möchten? Nehmen wir an, Sie versuchen, die Unterstützung für ein entscheidendes Gesetz von einem Mitarbeiter zu verringern, dessen Chef weniger als vertrauenswürdig ist. Der Mitarbeiter freut sich, Ihnen am Telefon zu sagen, dass sein Chef an Bord ist, aber Sie brauchen etwas viel konkreteres. Sie brauchen die Papierspur. Geben Sie die Folge-E-Mail ein:
“Lieber John, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich wegen Rep. Smiths Unterstützung von H.R 529 anzurufen. Mein Chef wird so erfreut sein zu wissen, dass Rep. Smith an Bord ist. Seine Yay -Abstimmung wird eine so starke Show seines Engagements für dieses Thema sein. Nochmals vielen Dank für all Ihre harte Arbeit in dieser Angelegenheit, aufrichtig Belle. “
Sicher, er kann behaupten, er hat das nie gesagt. Er kann leugnen, dass er Ihnen jemals etwas versprochen hat, aber Sie haben ein Datum und eine Zeitaufnahme Ihrer Seite der Geschichte.
Verwenden Sie Telefonanrufe und Follow-up-E-Mails mit Vorsicht. Oft kann ein harmloses Gespräch verdeckt sein, wenn es zu den Telefonen geht, um verdeckt zu seinnull